DMS — dokumentumkezelés
Vállalati dokumentumok központi nyilvántartása, jóváhagyása és keresése.
Probléma
Amivel a cégek szembesülnek
A céges dokumentumok e-mailekben, helyi lemezeken, USB-eszközökön és megosztott mappákban élnek. Senki nem tudja pontosan, hol van egy szerződés legfrissebb verziója, ki hagyta jóvá, és hogy jóváhagyták-e egyáltalán.
MegoldásMit teszünk Önért
DMS rendszert vezetünk be, amely központosítja a dokumentumokat, követi a verziókat, kezeli a jóváhagyási folyamatokat és érvényesíti a hozzáférési jogokat. Hozzáadunk fulltext keresést és archiválási szabályokat.
- dokumentumverziók
- jóváhagyási workflow-k
- hozzáférési jogok
- dokumentumkategorizálás
- fulltext keresés
- elektronikus aláírás integráció
- archiválási szabályok
Mit nyer ezzel
A DMS segít rendet tartani a dokumentumokban és csökkenti a cég e-mailektől, helyi lemezektől és átláthatatlan mappáktól való függőségét.
- egyetlen forrás minden dokumentumhoz
- kevesebb keresgélés és duplikáció
- jobb ellenőrzés az érzékeny dokumentumok felett
- könnyebb felkészülés auditra